Quels sont les frais pris en charge lors d’une formation ?
Les frais de transport et de restauration sont pris en charge dans la mesure où le fait générateur de l'indemnisation est constitué par le déplacement, pour les besoins du service, hors des communes de résidence administrative et de résidence familiale de l'agent (Circulaire n° 2015-228 du 13-1-2016). Constitue une seule et même commune : toute commune et les communes limitrophes, desservies par des moyens de transports publics de voyageurs.
Les frais de transport sont remboursés sur la base du tarif des transports publics le moins onéreux pour l’administration et notamment sur la base du « ticket unique Ile de France » de 5€ pour un trajet aller/retour
Les frais de repas sont pris en charge lorsque la formation se déroule sur la journée (présence en formation entre 11h et 14h) sur la base d’un forfait de 20.00 €. Ce forfait est réduit de 50 % si le lieu de stage dispose d’un restaurant administratif.
Les frais d’hébergement sont pris en charge uniquement dans le cadre d’une formation de plus d’une journée consécutive, se déroulant hors île de France.
Les taux applicables sont fixés par l’arrêté du 20 septembre 2023 modifiant l’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat.
Comment suivre le traitement de ma demande de remboursement ?
Après avoir complété le présent formulaire en ligne, un mail d’accusé de réception de votre demande vous sera envoyé avec un numéro de suivi. La prise en compte de votre frais dépend de votre présence à la formation pour laquelle vous avez été convoquée, seul l’émargement fait foi.
Le remboursement sera effectué par virement directement sur votre compte bancaire.
Je ne me souviens plus des références de ma formation
Vous pouvez retrouver les références (dispositif-module-dates) de votre formation : sur votre convocation et sur votre calendrier de formation dans "mon espace stagiaire" de l'application SOFIA accessible via le portail ARENA (externet.ac-creteil.fr > Gestion des personnels > EAFC - DAFOR) ou en cliquant ICI.
Quelles démarches entreprendre si j'ai oublié d'émarger le jour de la formation ?
Si vous avez oublié d’émarger pendant la formation, vous disposez d’un délai de 24h pour le faire via votre espace stagiaire en saisissant le code communiqué par le formateur. Passé ce délai, vous devez contacter le formateur afin qu'il atteste de votre présence auprès de l'EAFC.
J'ai assisté à une formation et je n'ai pas encore été remboursé(e)
Si dans le délai de deux mois suivant le dépôt de votre demande vous n’avez pas perçu votre remboursement, vous pouvez la relancer via le numéro de suivi Colibris que vous avez reçu initialement.
Pour rappel : pour que le remboursement soit possible, il faut que l’EAFC ait réceptionné la liste d’émargement attestant de la présence des stagiaires.
De plus, si votre stage s’est déroulé dans la même commune (ou limitrophe) soit de votre résidence administrative soit de votre résidence personnelle, vous ne pouvez pas prétendre aux remboursements trajet et repas.
Les frais de transport sont-ils calculés au départ de la résidence administrative ou de la résidence familiale ?
L’administration se réserve le droit de prendre en compte pour le calcul des frais de déplacement celle qui est la plus économique pour elle.
Aucun remboursement n’est effectué si le lieu du stage se situe dans la même agglomération ou commune limitrophe.
Comment sont remboursées les nuitées lors d’une formation hors Ile de France ?
Vous devez déposer l’ensemble de vos justificatifs de frais de nuitée dans le formulaire en ligne. Les factures doivent obligatoirement être nominatives (au nom de l’agent en mission) et acquittées (prouvant le paiement effectif). Le dispositif interministériel prévoit un barème forfaitaire de remboursement des frais de nuitée, qui varie selon les zones géographiques afin de tenir compte des différences de conditions économiques et de tarifs d’hébergement.
Si plusieurs agents partagent un même hébergement :
• Chaque participant doit fournir une facture nominative et acquittée ;
• La facture doit indiquer le montant réellement réglé par l’agent concerné.
Le montant de l’indemnité peut-il être ajusté si l’hébergement est partagé ? Non.
L’indemnité étant forfaitaire, elle ne peut pas être réduite si plusieurs agents règlent ensemble une prestation d’hébergement. Pour que chaque agent puisse percevoir à titre individuel son indemnité forfaitaire, la facture d’hébergement doit détailler la somme réglée par chaque agent.
Référence réglementaire : extrait de la note DGAFP sur les frais de déplacement – 2019 :
« Le dispositif interministériel prévoit un barème de remboursement pour les frais de nuitée différencié en fonction de zones géographiques […] L’indemnité étant d'un montant forfaitaire, elle ne peut pas être réduite en cas de règlement conjoint d’une prestation d’hébergement par plusieurs agents en mission. Cependant, chaque facture d'hébergement devra détailler la somme réellement réglée par les différents agents concernés pour déclencher le remboursement forfaitaire et individuel des frais d'hébergement. »
Les dépenses de péage d'autoroute sont-elles remboursées ?
Non.
Les dépenses de stationnement (horodateur, parking) sont-elles remboursées ?
Non.